ingilizce resmi yazışma örnekleri

Kurumsal olarak yazılı metinler sadece yazan kişiyi hitap edilen kişiye karşı değil, bir kurumu diğer kuruma karşı da temsil etme işlevine sahiptir.

Resmi formatlı yazışmalarda kurumsal açıdan belli bir biçim ve üslubun oluşturulmasını hedefleyen bu çalışmada, yazışma türleri, İngilizce yazışmalarda biçim kodları, hitap edilen tarafla ilişki açısından doğru ifadelerin kullanımı, konularına göre kullanılabilecek anahtar ifadeler ve uygulamalı hata düzeltme çalışmaları yapılmaktadır.

Katılımcıların resmi yazışma formatlarında İngilizce’yi doğru, yerinde ve etkili bir biçimde ve uslupta kullanmaları için teknik ve uygulamalı bilgilerin verilmesi ve püf noktaları üzerinde durulması amaçlanmaktadır.


İçerik
• İngilizce resmi yazışma formatları
• Resmi yazışmalarda açılış ve kapanış örnekleri
• Davet kabul etme / red etme
• Öneri sunma / öneri talep etme
• Özür dileme
• Şikayet etme / şikayet karşılama
• Yeni konuları ortaya koyma
• Belli konulara vurgu yapma
• Değişiklik yapma
• Fikir beyan etme
• Sebep belirtme
• Sonuç açıklama
• Rica etme
• Sıkça yapılan noktalama hataları
• Etkili e-posta yazımı
• Resmi yazılarda sıkça kullanılan kısaltmalar
• En sık karıştırılan kelimeler ve kullanımları



. Gönderen Bilgisi (“letterhead”) – Şirket adı veya bireyin ismi, adresi ve telefon numarası. Hemen hemen tüm ABD
firmaları ve resmi kurumlara önceden hazırlanmış üst kısmında “letterhtad” basılmış “antetli” kağıtlar kullanırlar. Özel kişilerin bu bilgileri manuel olarak yazmaları gerekir. “letterhead” kısmının altında gönderme tarihi yer alır. İngilizce iş mektuplarında bu ilk bölüm sayfanın sağ tarafında yer alır. Örnek:


Joseph Stern
214 West 81st St., 34-A
New York, N.Y. 10024.
Tel.(212) 424-4600

March 6,1989

2. Alıcı Bilgisi (“opening”) ilk bölümün bir kaç satır altında sol tarafta yer alır. İş yazışmasının bu ikinci kısmında gönderimin yapıldığı firma veya şahıs bilgisi yer alır. Örnek verelim:


Mr.Robert Smith
Direktor of Marketing
Furniture Center
234 Main Street
Flushing ,N.Y. 11355

Yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi alıcı adı ve soyadından önce, kısaltmalar kullanılır (Mr.) İlk bölümünde bu tarz kısaltmalar kullanmayınız. Çünkü kendinizden bu şekilde bahsetmek doğru değil. Eğer alıcı ismini bilmiyorsanız, bu şekilde yazmanız tavsiye edilir: Attention (Attn.:Director of Personnel.Personel müdürü dikkatine).
Mektubunuzu “Attn …” kullanırsanız, şirket veya kurum adını kullanmanız önerilir. Aynı zamanda iş mektubu zarfının üzerinde de Attention….(Atten…) kullanılması tavsiye edilir. Böylece, mektubunuzu gerekli kişiye ulaşacağından emin olacaksınız.



Alıcı bölümünde muhatap kişiye hitap da yazılmaktadır. Alıcı bilgilerinden sonra 2 satır boşluk bırakılmalıdır. Eğer alıcının ismini bilmiyorsanız bu şekilde yazmanız uygun olur: Dear Sir: (tekil); Gentlemen: (çoğul).

Diğer durumlarda alıcı (adı biliniyor ise) hitapları:


Dear Mr.Jones:
Dear Mrs. Miller:
Dear Professor Lee:
Dear Dr. Richardson:

Hitap sonrası iki nokta konulması gerekir. Mektubun tek sayfa tutması arzu edilen bir durumdur. Mektubun başlangıç ve bitişinin sayfa kenarlarından aynı uzaklıkta olmasına dikkat edilmelidir (centering). Eğer yazışma metni fazla değilse alıcı hitabı kısmını bir az alta almak uygun olur. Yazınız sayfanın büyük bir bölümünü kaplıyorsa hitap kısmı yukarı alınabilir.

3. Ana metin. Alıcı hitabından sonra 2 satır boşluk bırakılır. İş yazışmasında en ideal seçenek yazının 2 paragraftan oluşmasıdır. Paragraflar arasında ayrıca iki satırlık bir boşluk bırakmalısınız.

4. Son kısım (closinng). kapanış bölümünde gönderenin saygılarını belirtip adını soyadını yazması gerekir.

Örnekler:


Yours truly
John King (imzası)
John King

………………………………..


Sincerely yours
Richard White (imzası)
Richard White

………………………………..


Cordially yours
Deniz Altun
Vice President (görevi)

Üçüncü örnekte görüldüğü gibi, gönderen kişi firmada belli pozisyona sahipse, bunu belirtmesi gerekir.

Tüm bu formüller arasında yours truly ve yours very truly daha resmidir. Sincerely yours, cordialy yours daha az resmi ama çok nazik formüllerdir.

Eğer ekli bir mektup gönderiyorsanız bunu belirtmelisiniz: Еnclosure (veya Encl.).